Noticias

May 04, 2023

PYMES: tenga esto en cuenta al elegir impresoras

¿Has visto desaparecer el papel de tu lugar de trabajo? Por supuesto que no. El

¿Has visto desaparecer el papel de tu lugar de trabajo? Por supuesto que no. La idea de la "oficina sin papel" que está libre de impresoras era un cielo, más una esperanza y un sueño que algo basado en la realidad.

Los aspectos prácticos de administrar cualquier negocio dictan que las pymes aún posean y operen al menos una impresora, incluso en 2023. Porque no importa cuán lejos haya llegado la tecnología, parece que alguien, en algún lugar, inevitablemente querrá una copia física de un documento digital.

Y es por eso que hemos elaborado esta guía rápida para cualquier persona en el mercado de una impresora para el lugar de trabajo que cubre las consideraciones a tener en cuenta al comprar una.

Calcule la cantidad promedio de páginas que su empresa imprime cada mes. Esto le ayudará a elegir una impresora con el ciclo de trabajo adecuado y el volumen de impresión mensual recomendado. No todas las impresoras son iguales, por lo que conocer estas estadísticas de antemano será de gran ayuda cuando busque una impresora que satisfaga sus necesidades.

Considere la rapidez con la que necesita que se impriman sus documentos. Algunos son demonios de la velocidad, mientras que otros te harán esperar incluso para los trabajos más simples. Puede sonar obvio, pero si su negocio requiere impresión de alta velocidad, busque una impresora con velocidades de impresión más rápidas. Si es posible, hable con un vendedor y solicite una demostración para verlo usted mismo en acción.

Solo tenga en cuenta que las impresoras de alta velocidad costarán más que sus pares más lentas, por lo que un compromiso entre costo y rendimiento en última instancia satisfará mejor sus necesidades.

Evalúe la calidad de impresión requerida para su negocio. Si necesita imprimir documentos o imágenes profesionales, elija una impresora con alta resolución y precisión de color. En el pasado, las impresoras láser producían documentos de la más alta calidad, pero la tecnología de inyección de tinta ha avanzado tanto que hoy en día, incluso ellas pueden producir impresiones con calidad láser.

La estadística que debe buscar en la hoja de especificaciones de la impresora es "DPI" o "puntos por pulgada". Cuanto mayor sea este número, más nítidos serán los resultados de la impresión. Si está comprando en la tienda, pregúntele al vendedor si tiene impresiones de muestra para mostrarle de la impresora que le interesa para que pueda hacer una comparación directa.

Evalúe los requisitos de manejo de papel de su empresa. Considere los tamaños y tipos de papel que utiliza su empresa y obtenga una impresora que pueda manejarlos. Recuerde que es mucho más común que las impresoras impriman páginas A4 que imprimir A3. Busque funciones como la impresión dúplex automática (la capacidad de imprimir en ambos lados del papel sin intervención manual) y la presencia de varias bandejas de papel.

Varias bandejas de papel permiten cargar diferentes tipos de papel al mismo tiempo. La característica también le permite almacenar más papel a la vez, reducir el desperdicio de papel y agilizar ciertos trabajos. Puede, por ejemplo, especificar una bandeja para la impresión diaria, otra para sobres y otra para etiquetas, lo que facilita que el personal imprima lo que necesita ajustando la configuración en el trabajo de impresión.

La segunda consideración más importante después de decidirse por el láser o la tinta es cómo se conecta la impresora al entorno de TI de su oficina. Idealmente, lo que desea es una impresora con un puerto USB, un puerto LAN y conectividad inalámbrica, ya que esto proporciona la máxima flexibilidad a la hora de dar acceso al personal a sus funciones.

La conexión inalámbrica es la más conveniente ya que puede colocar la impresora prácticamente en cualquier lugar de su oficina, así que si va a sacrificar algo, sacrifique las otras dos conexiones.

La mayoría de las empresas también necesitan escanear, copiar y enviar documentos por fax (aunque hoy en día son menos las que necesitan la última opción). Una impresora multifunción que haga todo esto puede ayudarlo a consolidar su equipo de oficina y ahorrar costos y espacio.

Quizás la consideración más importante en estos tiempos económicos difíciles es el costo total de propiedad de una impresora, que incluye el precio de compra inicial, los suministros continuos (cartuchos de tinta o tóner, papel) y los costos de mantenimiento. Busque impresoras que ofrezcan funciones de ahorro de costos, como cartuchos de alto rendimiento o modos de ahorro de tinta.

También asegúrese de averiguar el costo de reemplazo de los suministros, ya que en algunos casos estos son astronómicos. No es raro encontrar impresoras baratas que cuestan casi tanto como la tinta/tóner de repuesto, así que asegúrese de hacer su debida diligencia antes de comprometerse.

Este es menos importante debido a la compatibilidad global, pero lo mencionaremos de todos modos: asegúrese de que la impresora sea compatible con los sistemas operativos y las aplicaciones de software de su empresa.

La mayoría de las impresoras que comprará en estos días son compatibles con Windows y Mac y si está utilizando otro sistema operativo como Linux, probablemente haya controladores para ellos en algún lugar si busca lo suficiente, por lo que este es un punto un poco discutible. ¿O es eso?

Asegúrese de comprobar la reputación del fabricante en cuanto a atención al cliente y la duración y cobertura de la garantía proporcionada con la impresora. Las revisiones en línea son una buena fuente de esta información.

No desea volver a la oficina con una falla original y luego tener que esperar semanas para que la impresora sea reparada porque la política de la compañía es no cambiar las unidades defectuosas de inmediato.

Tenga en cuenta la facilidad de uso y la interfaz de usuario de la impresora. Busque características como controles de pantalla táctil, navegación intuitiva y procedimientos de mantenimiento sencillos. Las impresoras con pantallas táctiles son las mejores aquí, ya que todo lo que necesita hacer es leer la pantalla y seguir las instrucciones.

Las impresoras de fabricantes establecidos como HP, Epson, Canon y Brother incorporan las muchas lecciones que esas empresas han aprendido a lo largo de los años sobre lo que los clientes necesitan de las interfaces de sus impresoras. Como tal, sus diseños se han simplificado para cumplir con los de la manera más fácil y conveniente posible.

Revisa las características de seguridad de la impresora, especialmente si manejas información sensible o confidencial. Busque funciones como autenticación de usuario, cifrado de datos y opciones de impresión segura. Obligar a los usuarios a ingresar un código antes de recopilar documentos confidenciales es la forma estándar de la industria de manejar cosas como esta, y necesita saber si la impresora que está considerando tiene la función.

Busque reseñas en línea y busque recomendaciones de otras empresas o profesionales de la industria que tengan experiencia con las impresoras que está considerando. Nada dice "esta impresora es increíble" como las reseñas entusiastas de cientos o miles de personas. Del mismo modo, es una excelente manera de conocer los peligros potenciales de la posible compra de su impresora antes de comprometerse.

Stuff publicó recientemente un artículo sobre la cuestión de alquilar vs poseer su equipo comercial, y es más aplicable a cosas como impresoras.

La mayor ventaja de alquilar una impresora es que la impresora es un problema exclusivo de la empresa de alquiler. La empresa de alquiler lo configura, y todo lo que está haciendo es imprimir y pagar por lo que usa; si se descompone (y lo hará, porque las impresoras apestan), la empresa de alquiler debe venir y arreglarlo, y dentro de un tiempo acordado. Asimismo, si se queda sin tinta o tóner, corresponde a la empresa de alquiler reponerlo.

La desventaja de alquilar es que terminará pagando más por la impresora con el tiempo en comparación con lo que pagaría por tenerla en propiedad. Pero como también estás esquivando los problemas que inevitablemente surgirán, en nuestra opinión, vale la pena pagar un poco más por el alquiler.

Teniendo todo esto en cuenta, puede tomar una decisión informada y elegir una impresora que se alinee con las necesidades y el presupuesto específicos de su empresa. No se limite a comprar la primera que vea, haga algunas preguntas directas y probablemente encontrará una impresora que satisfaga sus necesidades comerciales.